Forretningsorden

§ 1. Frivilligrådets formål, opgaver, sammensætning, økonomi, retningslinjer for tilskud samt relationen mellem Frivilligrådet og Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget fremgår af denne beskrivelse.

§ 2. Samarbejdet mellem kommune og Frivilligrådet har til formål at styrke og udvikle det frivillige sociale arbejde i Syddjurs Kommune i samspil med foreninger, frivillige og borgere.

§ 3. Frivilligrådet består af syv medlemmer, der tilsammen repræsenterer tre interesse- og virkeområder efter følgende fordeling:

1. Ældre/ensomme: to repræsentanter
2. Børn og unge: to repræsentanter
3. Andre, herunder handicapområdet, humanitære foreninger, sygdomsforeninger og flygtningeområdet med videre: tre repræsentanter

Til hvert interesse- og virkeområde vælges en suppleant.

§ 4. Kandidater opstiller til Frivilligrådet ved at indsende en opstillingserklæring inden for det relevante interesseområde samt møde fysisk frem til valghandlingen. Hver forening kan kun opstille én kandidat. Dette uanset om der udføres frivilligt socialt arbejde i forhold til flere interesse- og virkeområder. Kandidaterne offentliggøres inden årsmødet.

§ 5. Frivilligrådets medlemmer vælges for en fireårig periode, idet valgperioden følger Byrådets valgperiode. Suppleanter vælges for en toårig periode i forbindelse med valg af medlemmer til Frivilligrådet samt to år inde i Frivilligrådets valgperiode. Ved Frivilligrådets årsmøde indstiller de fremmødte foreninger medlemmer til det antal pladser, der skal vælges, samt suppleanter. Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget vælger Frivilligrådets medlemmer og suppleanter på baggrund af indstillingen. Genvalg kan finde sted.

Stk. 1. Hvis der ikke er opstillet tilstrækkeligt antal kandidater, kan Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget udpege resterende medlemmer.

Stk. 2. Hver forening repræsenteret ved årsmødet har tre stemmer, idet de tre stemmer skal fordele sig som én stemme på en kandidat inden for hvert af de tre interesseområder. Ved flere fremmødte fra en forening, har foreningen stadig kun disse tre stemmer. En forening har mulighed for at stemme via fuldmagt. Ved stemmelighed inden for et interesseområde foretages der lodtrækning blandt kandidaterne.

Stk. 3. Hvis medlemmer eller suppleanter stopper før tid, indstiller Frivilligrådet nye medlemmer eller nye suppleanter til endelig vedtagelse i Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget.

§ 6. Frivilligrådet vælger af sin midte en formand og en næstformand. I tilfælde af stemmelighed afgøres valget ved lodtrækning. Formanden og næstformanden udgør et formandskab.

§ 7. Syddjurs Kommune har afsat et budget til Frivilligrådet, herunder midler til Pulje til frivilligt socialt arbejde (§ 18). Via puljen gives der tilskud til frivilligt socialt arbejde, som udføres med henblik på at bekæmpe og forebygge sociale og sundhedsmæssige problemer.

Stk. 1. Ansøgninger behandles efter følgende retningslinjer:

• Indsatser der har et konkret socialt formål og primært udføres af frivillige
• Indsatsen skal primært være rettet mod borgere bosat i kommunen
• Den frivillige indsats skal være til gavn for andre end én selv og ens familie
• Der kan ydes støtte til frivillige foreninger
• Der kan ydes støtte til to- eller tre-årige indsatser, som kan være enten nye eller etablerede aktiviteter
• Der kan ydes støtte til indsatser, som understøtter et årligt tema besluttet af Frivilligrådet. Frivilligrådet modtager forinden et skriftligt oplæg med mulige temaer fra Syddjurs Kommune. Det skriftlige oplæg kan eventuelt suppleres med en mundtlig dialog mellem Frivilligrådet og Syddjurs Kommune
• Der ydes ikke støtte til enkeltpersoner men til aktiviteter målrettet afgrænsede grupper
• Der kan ydes tilskud til transport af udflugtslignende karakter, hvor tilskuddet afstemmes med antallet af deltagere
• Der ydes ikke tilskud til transport til/fra aktiviteten; dog kan grupper, der har særlige fysiske og mentale udfordringer, få tilskud til transport til/fra aktiviteten
• Der ydes ikke tilskud til husleje, forplejning, løn eller andre drifts- og administrationsudgifter
• Der kan dog ydes tilskud til honorar til enkeltstående oplæg og enkeltstående instruktioner inklusive transport. Tilskuddet afstemmes efter antallet af deltagere.

Stk. 2. Der bevilges tilskud til indsatser, der henvender sig til en eller flere af følgende målgrupper:

• Børn og unge med særlige udfordringer
• Ældre som er særligt udsatte eller ensomme
• Misbrugere eller tidligere misbrugere
• Kronisk syge, handicappede og sindslidende
• Ensomme, udstødte og marginaliserede grupper
• Etniske minoriteter, som har vanskeligt ved at blive integreret
• Mennesker i krise
• Pårørende til ovenstående målgrupper

Stk. 3. Indsatsen kan henvende sig til målgruppen på tre måder, hvorefter tilskudsniveauet vurderes:

1. Indsatsen er direkte henvendt til en eller flere af målgrupperne: Tilskud vurderes fra ansøgning til ansøgning.
2. Indsatsen er ikke direkte henvendt mod en af målgrupperne, men kan medvirke til at forebygge og forhindre sociale og sundhedsmæssige problemer hos en eller flere af målgrupperne eller borgere, der er i risiko for at blive en del af målgruppen: Der ydes maksimalt et tilskud på 5.000 kr. Ved særlige tilfælde, hvor indsatsen når ud til mange, ydes der maksimalt et tilskud på 10.000 kr.
3. Aktiviteten henvender sig ikke til målgrupperne: Der ydes ikke tilskud.
    

§ 8. Ansøgninger om tilskud til det efterfølgende år indkaldes én gang om året ved annoncering i den lokale presse og på www.syddjurs.dk. Ansøgningsfristen er hvert år den 15. september. Der ansøges ved at anvende det elektroniske ansøgningsskema, som findes på www.syddjurs.dk. Ansøgningen skal indeholde en kortfattet beskrivelse af det frivillige sociale arbejde, man vil udføre, et budget med indtægter og udgifter for de planlagte aktiviteter og en angivelse af, hvilket beløb man søger. Hvis der samtidig søges om økonomisk støtte til den pågældende aktivitet fra anden side, skal ansøgningen indeholde en bemærkning herom.

§ 9. Ansøgninger om tilskud til det efterfølgende år, hvor der er ansøgningsfrist den 15. september, behandles ved, at Administrationen sorterer ansøgningerne efter de tre typer aktiviteter beskrevet i § 7 stk. 3. Frivilligrådet behandler ansøgninger over 5.000 kr., og Administrationen behandler ansøgninger under 5.000 kr. Herefter forelægger Frivilligrådet en samlet indstilling til behandling i Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget.

§ 10. Er der overskydende midler efter Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalgets behandling af de årlige ansøgninger til § 18-puljen, har aktører mulighed for at søge disse. Disse ansøgninger behandles af formandskabet, hvorefter Frivilligrådet orienteres på førstkommende møde. 

§ 11. Modtagere af tilskud skal anmode om udbetaling senest den 1. september i tilskudsåret. Hvis modtager ikke anmoder om udbetaling senest den 1. september, bortfalder tilskuddet.

Stk. 1. Ikke anvendte midler tilbagebetales straks efter, at indsatsen har været afholdt.

§ 12. Redegørelse for anvendelsen af tilskud indsendes senest en måned efter indsatsens gennemførelse ved at udfylde det elektroniske skema, som findes på www.syddjurs.dk. Ved tilskud på 10.000 kr. og over medsendes også et regnskab for indsatsen, der er bevilget til. Ved mangelfuld redegørelse kan tilskuddet kræves tilbagebetalt. Ved tilskud over flere år, skal der indsendes redegørelse for hvert år.

§ 13. Første møde efter årsmødet i Frivilligrådet:

• Kommunen tager initiativ til indkaldelse af det første møde efter årsmødet.
• Rådet kan indkaldes på initiativ af formanden, kommunen eller to medlemmer af rådet.
   

§ 14. Frivilligrådet afholder møder efter behov, dog mindst 4 gange årligt.

• Frivilligrådets møder ledes af formanden. I dennes fravær ledes møderne af næstformanden.
• Indkaldelse og dagsorden til møder udsendes elektronisk senest 5 hverdage før mødets afholdelse til rådets medlemmer.
• Det enkelte medlem af Frivilligrådet er inhabilt og forlader midlertidigt mødet, når der behandles sager og ansøgninger om støtte vedrørende den forening/organisation, som medlemmet repræsenterer, eller hvis medlemmet har en særlig interesse i sagens udfald. Inhabilitet afgøres i hvert enkelt tilfælde ved en flertalsbeslutning i Frivilligrådet.
• Ved inhabilitet kan Frivilligrådet bede medlemmet om at redegøre nærmere for sagen/ansøgningen forud for behandling.
• Frivilligrådet kan, når forholdene taler herfor, bemyndige formandskabet til at afgive svar på rådets vegne.
• Frivilligrådet/formandskabet kan på eget initiativ rette henvendelse til såvel Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget, Byrådet som enhver kommunal myndighed med forespørgsler og forslag.
• Frivilligrådet kan efter behov nedsætte arbejdsgrupper til belysning af særlige problemstillinger.
• Frivilligrådet kan til sine møder indkalde faglig ekspertise til udredning af punkter på dagsordenen.
• Rådsmøderne planlægges, så der i videst muligt omfang tages hensyn til de forskellige medlemmers arbejde og transportmuligheder.
• Frivilligrådets ordinære møder fastlægges så vidt muligt for et år frem.
• Formandskabet udarbejder med sekretariatsbistand fra Administrationen dagsorden til næstkommende møde.
• Frivilligrådet er beslutningsdygtigt, når formanden eller næstformanden og et flertal af rådets medlemmer er til stede; afstemning foregår ved almindeligt flertal blandt de tilstedeværende. I tilfælde af stemmelighed er formandens/næstformandens stemme afgørende.
• Frivilligrådet afgiver en årlig beretning til sit årsmøde samt Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget.

§ 15. Sekretariatet udarbejder referat af hvert møde. Referatet sendes elektronisk senest 10 arbejdsdage efter rådsmødet til Frivilligrådets medlemmer.

§ 16. Frivilligrådets medlemmer har herefter 10 arbejdsdage til at kommentere referatet over for formanden. Efter hensyntagen til de afgivne kommentarer betragtes referatet herefter som godkendt. Det godkendte beslutningsreferat offentliggøres på kommunens hjemmeside.

§ 17. Frivilligrådets medlemmer har tavshedspligt vedrørende alle forhold, der drøftes på møderne.

§ 18. Et medlem af Frivilligrådet kan ekskluderes, når medlemmet direkte modarbejder Frivilligrådet, Administrationen eller det politiske udvalg. En eventuel eksklusion skal efter indstilling fra Frivilligrådet behandles som en lukket sag og afgøres i Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget.

§ 19. Disse retningslinjer og forretningsordenen kan ændres af Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget efter indstilling eller høring af Frivilligrådet.

§ 20. Retningslinjerne og forretningsordenen er vedtaget af Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget den 30. september 2026 efter indstilling af Frivilligrådet og erstatter den tidligere forretningsordenen fra 4. oktober 2023.